Durées de conservation des documents
Guide de la durée légale de conservation des documents RH
Quels documents garder ? Les durées de conservation des documents électroniques sont les mêmes que celles appliquées aux documents papiers. Ces durées de conservation sont définies dans un cadre légal en fonction du type du document. Afin de bien vous outiller, nous avons préparé pour vous un tableau qui résume les diverses obligations et recommandations relatives à la conservation des documents utilisés en ressources humaines.
Sachez que si certaines lois stipulent des délais minimums de conservation à respecter, d’autres lois n’en prévoient aucun. Il est néanmoins recommandé de conserver certains documents, notamment en raison de litiges potentiels avec les employés.
| DOCUMENTS(ORDRE ALPHABETIQUE) | DESTINATAIRES | DELAI DE CONSERVATION |
|---|---|---|
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Accord d’intéressement (c. trav. Art.L441-1) |
Salarié CE ou délégués syndicaux Inspecteurs du travail Agents de sécurité sociale |
30 ans (non prévu par la loi) |
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Accord de participation (c. trav. Art. L. 442-1) |
Salariés CE Inspecteurs du travail Agents de sécurité sociale |
30 ans (non prévu par la loi) |
| Accord de salaire |
Salariés CE Inspecteurs du travail Agents de sécurité sociale |
Durée d'application et ( ans après (non prévu par la loi) |
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Bilan social (c. trav. Art. L. 438-1) |
CE Inspecteurs du travail |
Au moins 3 ans, en pratique plus (non prévu par la loi |
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Bulletin de paie (c. trav. Art. R. 143-2) |
Salariés Employeur |
5 ans |
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Contrats de travail (conservation non obligatoire) |
Salarié Inspecteur du travail |
30 ans à l'expiration du contrat (non prévu par la loi) |
| Convention collective et accord collectif |
Dépôt à la DDTE et au greffe des prud'hommes Salariés CE Délégués du personnel et syndicaux |
Durée d'application puis 5 ans ou 30 ans selon les clauses (non prévu par la loi) |
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Cotisations Assedic (c. trav. Art. L. 351-3-1) |
Inspecteur du travail | 10 ans |
| Cotisations de retraite complémentaire |
Salariés Caisses de retraites complémentaires |
30 ans (10 ans pour les sociétés commerciales) |
| DADS | Agents de sécurité sociale | 4 ans minimum (non prévu par la loi) |
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Déclaration d'embauche (c. trav. Art. L. 620-1) |
Inspecteur du travail | 3 ans (non prévu par la loi) |
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Déclaration d'emploi des handicapés (c. trav. Art. R. 323-9) |
CE Inspecteur du travail Préfet |
3 ans (non prévu par la loi) |
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Déclaration préalable à l'embauche (c. trav. Art. R. 320-1) |
Inspecteur du travail Agents de sécurité sociale |
3 ans (non prévu par la loi) |
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Documents de comptabilisation des heures de travail (c. trav. Art. L. 611-9 ; séc soc art. R 249-59) |
Inspecteur du travail Agents de sécurité sociale Délègués du personnel |
1 an |
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Document de comptabilisation des journées travaillées dans l'année pour les cadres au forfait (c. trav. Art. L. 212-15-3) |
Inspecteur du travail | 3 ans |
| Documents importants sur l'existence de l'entreprise | Greffe du tribunal de commerce | 30 ans minimum |
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Documents récapitulatif des astreintes (c. trav. Art. L. 212-4 bis) |
Salarié Inspecteur du travail Agents de sécurité sociale |
1 an (non prévu par la loi) |
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Dossier médical du salarié (c. trav. Art. R 241-56) |
Médecin inspecteur régional CHSCT |
1 an minimum (non prévu par la loi) |
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Dossier disciplinaire (c. trav. Art. L.122-44) |
Inspecteur du travail | Aucune sanction antérieure de plus de 3 ans à l'engagement des poursuites disciplinaires ne peut être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction |
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Fiches médicales (c. trav. Art. R 241-57) |
Salarié Employeur Médecin inspecteur régional |
1 an minimum (non prévu par la loi) |
| Lettre de licenciement |
Salarié Inspecteur du travail |
30 ans à l'expiration du contrat (non prévu par la loi) |
| Reçu pour solde de tout compte (conservation non obligatoire) | Salarié | 30 ans à l'expiration du contrat (non prévu par la loi) |
| Registre unique du personnel (c. trav. Art. L. 122-620-3 ; c. trav. Art. R. 620-3) |
Inspecteur du travail Agents de sécurité sociale Délégués du personnel |
5 ans à compter du départ du salarié de l'entreprise |
| Règlement intérieur de l'entreprise (c. trav. Art. L. 122-33) |
Salarié |
5 ou 30 ans selon les clauses (non prévu par la loi) |
| Transaction (Conservation non obligatoire) |
Salarié Agents de sécurité sociale |
30 ans à l'expiration du contrat ou de la fin du litige (non prévu par la loi) |
Pour plus d'information http://www.journal-officiel.gouv.fr/