Que disent les lois ?

La dématérialisation des documents RH ainsi que leurs échanges est régit par de nombreux textes de loi. Voici les principaux textes de loi…
 

• LOI n° 2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique :

« Art. 1108-1. – lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1376-4 et, lorsqu'un acte authentique est requis, au second alinéa de l'article 1317." "Lorsqu’est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s'oblige, ce dernier peut l'apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu'elle ne peut être effectuée que par lui-même. »

• LOI n°2000-230 du 13 mars 2000 modifiant le code civil, ce texte établit l'équivalence des preuves (admissibilité et portée) entre l'écrit sous forme électronique et l'écrit traditionnel :

« Art 1316. - la preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission. »

« Art 1316-1. - l'écrit sous forme électronique est admis en preuve ou même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

« Art. 1316-2. - lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention vocable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support. »

« Art. 1316-3. - l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. »

« Art. 1316-4. - la signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte. Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache la fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »

Dématérialisation des bulletins de paie
 

• LOI n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26 :

« Art. L3243-2. - Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l’accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. »

« Art. L3243-4. -  L'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis à leurs salariés sous forme électronique pendant cinq ans. »

Que disent les normes ?

L’archivage des contenus : conservation et intégrité assurée

• Norme NF Z 42013-2009 ; établi par l’AFNOR, énonce un ensemble de spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’en assurer la conservation et l’intégrité.
  
  Pour plus d’informations

• MoReq 2 ; tient compte de l'évolution technologique et du développement de nouvelles normes et bonnes pratiques depuis de la publication du Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique (MoReq) original en 2001.
  
  Pour plus d’informations

La gestion des bulletins de salaires

• Norme NF Z 42025-2011 ; synthétise les obligations et les bonnes pratiques en matière d’émission de bulletins de paie électroniques par l’entreprise. Ce document permet d’éclairer sur la mise en place du bulletin de paie électronique, sur sa gestion au niveau du service paie, et sur les conditions de remise des bulletins dématérialisés aux salariés. Les points importants à retenir :

- L’employeur ne peut pas imposer le bulletin de paie électronique aux salariés. Il doit obtenir l’accord de chaque salarié par écrit, sur support papier ou électronique avant la dématérialisation des bulletins de paie. Le salarié a ensuite la possibilité de choisir de revenir au bulletin de paie papier.

- L’employeur doit garantir l’intégrité des données contenues dans le bulletin de paie électronique. Pour cela, le bulletin de paie doit être transmis dans un espace sécurisé de conservation (ESC) afin que toute modification ultérieure soit impossible. L’employeur doit proposer la possibilité d’ouvrir un ESC aux salariés à ses frais. 

-  L’employeur doit également prévoir l’interopérabilité des ESC et notamment s’assurer qu’il existe un plan de continuité en cas de défaillance afin de pouvoir récupérer sous format électronique ou papier les documents du salarié. 

• ISO 27001 est une norme internationale publiée en octobre 2005 ; donne une description pratique et détaillée de la mise en œuvre des objectifs et mesures de sécurité.

Pour plus d'informations

Que disent les classifications ?

Classification « C4 » des données du client assure la sécurité de toutes les données de nos clients :

• Restriction des données de production
• Traçabilité
• Chiffrement
• Protection des données
• Ségrégation